Bir mail server (posta sunucusu), kullanıcıların elektronik postalarını göndermesine, almasına ve depolamasına izin veren bir yazılım veya donanımdır. İnternet üzerinde iletişim kurmak için e-posta protokolleri kullanılır ve bunlar aracılığıyla e-postalar, gönderen sunucudan alıcının sunucusuna iletir. Bu protokoller, SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), POP3 (Post Office Protocol version 3) ve IMAP (Internet Message Access Protocol) gibi çeşitli protokoller içerir.
Bir mail server’ın çalışması, kullanıcıların e-postalarını göndermeleri veya almak istediklerinde, e-posta istemcilerinin (Outlook, Thunderbird, Gmail, vb.) sunuculara bağlanmasıyla başlar. İstemciler, sunucuya bağlanmak için kullanıcı adı ve parolalarını kullanarak kimlik doğrulama yapar. SMTP protokolü kullanılarak, kullanıcılar e-posta mesajlarını sunucuya gönderirler ve sunucu bu mesajları alıcının sunucusuna iletmek üzere kuyruğa ekler.
E-postaları alma işlemi de benzer şekilde gerçekleşir. E-posta istemcisi, kullanıcının posta sunucusuna bağlanır ve POP3 veya IMAP protokolünü kullanarak posta kutusundaki e-postaları alır. Bu işlem sırasında, e-posta istemcisi, sunucuda depolanan e-postaları okur ve kullanıcının posta kutusuna indirir.
Mail server’ların çalışması, kullanıcıların e-postalarının güvenliği için birçok önlem içerir. Bu önlemler, antispam ve antivirüs koruması, kimlik doğrulama ve şifreleme gibi şeyleri içerir. Antispam ve antivirüs koruması, istenmeyen e-postaları engelleyerek ağın güvenliğini sağlar. Kimlik doğrulama, yetkisiz erişimleri önlerken, şifreleme, e-postaların güvenli bir şekilde iletilmesini sağlar.